Notionで在庫管理（2）：入出庫履歴の作成

Notionで在庫管理の仕組みを作ろうとしています。
ネットにあるテンプレートを使わず、自分で作ってみる挑戦です(笑)。

※他のNotion関連の記事を見るなら、カテゴリNotionを選択してください。

入出庫履歴のデータベース

入出庫履歴を入力するデータベースを続いて作成しました。項目は、

• 仕入先番号など　：　何でもOK
• 入出庫区分　：　入庫/出庫/棚卸値　から選択
• 品名　：　在庫マスターから引っ張ってきて表示（ロールアップという）
• 在庫型番　：　入出庫する在庫品の型番（在庫マスターの方とリレーションを付けている）
• 数量　：　入出庫する数量（出庫の時はマイナスの値を入れる）
• 更新日　：　データが更新されると自動更新
• エラー　：　入力上の間違いがあるとERRが表示される

という項目設定です。

項目設定のポイント（1）：品名

項目設定のポイントを書いておきます。

まず、一番大事なのは、リレーションを付けることです。
リレーションは、2つのデータベースをつなぎ合わせることです。
今回の場合の第一の目的は、「在庫型番」というところを入力すると在庫マスターからデータを引っ張ってきて、品名を自動表示させることです。

具体的には、「在庫マスター」の「型番」という項目が「入出庫履歴」の「在庫型番」とくっついている状況です。
項目のタイプにリレーションを選ぶことになります。

この設定をした上で、品名を「ロールアップ」というタイプで作成し、「在庫マスター」の「品名」を引っ張るように設定します。

項目設定のポイント（2）：エラー

別途、在庫マスター側を再度、修正する予定なのですが、そのときには、在庫数を計算する際、この入出庫履歴の数量を合計することになります。
Notionでは、エクセルのSumIFのような関数がないので、単純な合計計算（Sum）になります。

このため、出庫の際は数量にマイナスを入力することになります。
ただ、これを間違う可能性はあります。つまり、入出庫区分は出庫としたのに、数量をプラスで入力してしまう可能性です。
まあ、入庫は正の数で、出庫は負の数で入力するというルールにしてしまえば、大丈夫と言えばそうですけど(笑)

それを防ぐために、このエラーという項目を付けてチェックします。
入庫なのにマイナスが入っている、または出庫なのにプラスが入っている時、エラーが出るようにしてあります。

if(prop("入出庫")=="入庫",if(prop("数量")<0,"ERR","OK"),if(prop("入出庫")=="出庫",if(prop("数量")<0,"OK","ERR"),if(prop("数量")<0,"ERR","OK")))

項目設定のポイント（3）：在庫型番

ここはリレーションなのですが、リレーションには種類があります。単方向と双方向です。

私のようなSE上がりだと、この双方向というのが上手く理解できません(笑)。
ER図というデータベース設計をする際の図法だと、この双方向、つまり「N対N」になることが頭の中で許容できないのです(笑)。
まあ、その辺はデータベース設計の話になるので、ここではおいておきましょう。

さて、普通に作ると単方向になるのですが、今回は在庫マスターの方でも入出庫履歴の数量を使うことになる（計算して合計を表示する）ので、双方向を選択します。
これを忘れると、在庫マスター側での計算ができなくなるので大事です。

入出庫履歴はこれで完成

ここまでやれば、入出庫履歴は完成です。
が、一方で先日食った在庫マスターの方は別の修正が必要になってきます。
在庫数の計算です。

これはまた次の機会に。